Защита прав        10 августа 2018        96         0

Электронная подпись внутренних документов

Как работает электронная цифровая подпись (ЭЦП) для юридических лиц

У нас на работе одна ЭЦП для банка, ее мы получили при открытии счета в самом банке. Другая — для бухгалтера, которая подписывает ею все отчеты в налоговую и другие инспекции. Получали эту вторую ЭЦП тоже как-то несложно, без собирания кучи документов. Электронную подпись придумали, чтобы облегчить нам жизнь. А сбор пакета документов — это как-то несовременно. Тем более, что все данные о любой фирме можно узнать из того же интернета. В любой момент.

Да, полностью согласна. С приходом электронной подписи жизнь намного упростилась. Не надо теперь бегать с бумажными отчетами, все можно отправить из офиса: заполнил, подписал, отправил, получил уведомление о принятии. А с платежными поручениями какое облегчение, не надо ездить в банк, стоять в очереди. На всех основных сайтах, необходимых теперь для работы, без ЭЦП никуда (zakupki.gov.ru, bus.gov.ru, Бюджет-Web, СБИС++ Электронная отчетность и многие другие)

Электронная подпись (ЭЦП) для корпоративного документооборота

Программный комплекс «Экспресс Документ» поможет вам подготовить, надежно защитить и мгновенно передать контрагентам важную деловую корреспонденцию: договоры, акты, накладные, счета-фактуры, прочие документы. «Экспресс Документ» откроет новые возможности для работы юридически значимыми документами.

Использование сертифицированных средств криптографической защиты информации позволяет не только формировать ЭЦП, но и шифровать документы при передаче по открытым каналам связи. Возможность защищенного обмена электронными документами актуальна для территориально распределенных организаций.

Как сделать электронную подпись самому бесплатно: пошаговая инструкция

Получить бесплатный продукт возможно на сайтах, специализирующихся на подобных услугах. Он создается при помощи программ, в основе которых лежит подражание подписи заказчика посредством ее сканирования, обработки дизайнерами и создания элемента на экране при помощи виджета.

На официальном сайте Госуслуг можно получить простую электронную подпись, предназначенную для осуществления операций на портале. Для реализации мероприятия необходимо открыть страницу официального сайта организации, зарегистрироваться на нем или осуществить вход. Для регистрации следует ввести информацию, идентифицирующую личность пользователя, а также номер его мобильного телефона и адрес электронной почты. Для осуществления входа, в специальном поле нужно ввести код подтверждения, который должен прийти по запросу пользователя на телефон или почтовый ящик.

Как выглядит электронная подпись на документе

Как подписать документ электронной подписью при работе в веб-сервисе? Работа с электронной подписью на определенном веб-портале осуществляется при помощи интерфейса этого портала. Функциональность, интерфейсы, какие-то технические нюансы могут быть разными, но суть (как поставить электронную подпись) обычно похожа – пользователь формирует или загружает готовый к отправке документ (например, налоговую декларацию), затем подписывает его электронной подписью. Сама электронная подпись документов как процесс проходит незаметно для пользователя – обычно при завершении редактирования документа пользователю необходимо подтвердить готовность документа и его заверение подписью.

Рекомендуем прочесть:  Подать на алименты в какой суд

Как поставить электронную подпись на документ? Ответ на данный вопрос будет зависеть от различных технических нюансов. В частности, это зависит от типа электронного документа – можно ли встроить подпись внутрь самого документа? Плюс в разных веб-сервисах и приложениях есть свои особенности работы с подписью.

Простая электронная подпись может быть использована для внутреннего ЭДО

Организация применяет общую систему налогообложения, занимается оптовой торговлей геодезическим оборудованием. У организации есть два обособленных подразделения в других городах России. Для оперативного решения проблем в учете организация использует ксерокопии первичных документов, полученные от сотрудников подразделений (авансовые отчеты, заявления на перевод подотчетных сумм, списание материальных ценностей для собственных нужд и др.). Документы подписываются простой электронной подписью. Такую возможность дает бухгалтерская программа. Затем отслеживается приход оригинальных документов. Возможно ли в целях налогового учета использовать электронный документооборот и электронную подпись в программном обеспечении организации (без обращения в специализированные удостоверяющие организации)?

НК РФ не предъявляет каких-либо конкретных требований к оформлению документов, а также не устанавливает особенностей, в соответствии с которыми определенные документы должны оформляться исключительно на бумажном носителе (письмо Минфина России от 02.09.2014 № 03-03-06/1/43920).

Электронная подпись: каждому документу — свой вид ЭП (Лесина Т

Наиболее универсальной и надежной считается усиленная квалифицированная подпись. Документ, визированный такой подписью, аналогичен бумажному варианту с собственноручной подписью. Использовать такую подпись можно и без каких-либо дополнительных соглашений и регламентов между участниками электронного документооборота (п. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи»).
Если под документом стоит квалифицированная подпись, можно точно определить, какой именно сотрудник организации ее поставил. А также установить, изменялся ли документ уже после того, как был подписан.
Простая ЭП не защищает документ от подделки. Поэтому компании рискованно использовать для защиты своих интересов документ, подписанный простой ЭП, и представлять его в суд, налоговые и правоохранительные органы. Есть вероятность, что автор подписи откажется признавать, что это он подписал документ. Тем более, что обычно доступ к простой ЭП есть не только у ее автора, но и у других сотрудников компании (например, у системного администратора).

Электронный счет-фактуру следует подписывать только усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя либо иных лиц, уполномоченных на это приказом (иным распорядительным документом) или доверенностью от имени организации, индивидуального предпринимателя (абз. 2 п. 6 ст. 169 НК РФ).

Как подписать документ электронной подписью

  1. Отчетность для контролирующих органов. Можно сдать ее в электронном виде таким службам, как ФНС, Росстат, ПФР и ФСС. Это значительно упрощает передачу информации и повышает правильность: большинство сервисов предлагают автоматическую проверку на ошибки.
  2. Электронный документооборот (ЭДО). Одно из самых распространенных применений, так как подписанное таким способом письмо соответствует бумажному с печатью и подписью. Позволяет перейти на безбумажный документооборот как внутри компании, так и за ее пределами.
  3. Государственные услуги. Гражданин РФ может визировать подаваемые заявления в ведомства через портал госуслуг, участвовать в общественных инициативах, пользоваться личным кабинетом на сайте ФНС, даже оформлять кредит.
  4. Обращение в арбитражный суд. В качестве доказательств можно использовать счет-фактуры, договоры, официальные письма, подписанные электронно. Согласно АПК РФ, такой документ является аналогом бумажного с собственноручной росписью.
Рекомендуем прочесть:  Юридическая консультация жилищная

На сегодняшний день, когда практически весь документооборот становится безбумажным, подписание документов с помощью электронной подписи — обыденное дело. Таким способом можно завизировать как простое письмо, так и договор на оказание услуг, а также бухгалтерскую или налоговую отчетность.

ЭЦП — это электронная цифровая подпись

ЭЦП незаменима для предоставления отчетности контролирующим органам. Множество документов можно сдать в электронном виде вместо того, чтобы везти целую кипу формуляров. Клиент может не только выбрать время и не стоять в очереди, но и сдать отчетность удобным для себя способом: через программы 1С, порталы государственных учреждений или отдельное программное обеспечение, специально для этого предназначенное. Основополагающим элементом в таком процессе будет ЭЦП. Для юридического лица, получившего сертификат электронной подписи, главным критерием должна быть надежность удостоверяющего центра, а вот способ доставки его неважен.

Усиленная неквалифицированная ЭЦП — это результат криптографического преобразования информации, которое производится посредством закрытого ключа ЭП. С помощью такой подписи можно установить личность подписавшего документ, а также обнаружить, если они имеются, изменения, произошедшие с момента подписания бумаг.

Электронный документооборот: как оформить

Заключая договор с удостоверяющим центром важно обратить внимание на предмет договора. Согласно статье 432 ГК РФ это условия, обязательные для договоров данного вида. Договор считается заключенным, если между сторонами, в требуемой в подлежащих случаях форме, достигнуто соглашение по всем существенным условиям договора. То есть важно прописать наиболее четко предмет договора.

К таким документам относятся:

  1. требования о представлении пояснений;
  2. уведомления о контролируемых иностранных компаниях;
  3. уведомления о вызове налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента);
  4. налогового уведомления;
  5. решения о приостановлении операций по счетам налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента) в банке и переводов его электронных денежных средств;
  6. решения об отмене приостановления операций по счетам налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента) в банке и переводов его электронных денежных средств;
  7. решения о проведении выездной налоговой проверки;
  8. иные документы.

Таким образом, если говорить о внутрифирменных электронных документах, то их обращение будет регулироваться внутренними локальными актами, если говорить о взаимоотношениях с контрагентами, то такие взаимоотношения регулируются сторонами, а если документооборот организуется с органами власти, то органы власти будут действовать в соответствии с порядком электронного документооборота, принятым для конкретной компании.

Как создать электронную подпись

Прежде всего для этого существует ряд специальных программ, которые работают как в режиме онлайн, так и стационарно – при установке на персональный компьютер. Приобрести программу можно в самом УЦ. Для проверки на подлинность такая программа загружает ЭП из области хранения и проверяет функциональность средства в считанные секунды.

Срок действия сертификата электронной подписи составляет один год, и этот срок короче срока хранения большинства документов. Для исправления данной ситуации существует штамп времени – он заменяет собой дату на документе и подтверждает, что сертификат ЭП имел полную легитимность при подписании.